Règlement intérieur
Voté par l’Assemblée Générale du 13 mars 2022
1. Droits et obligations des membres
Chaque membre régulièrement inscrit et à jour de cotisation a accès à l’ensemble des services et activités proposés par le Club Caterham France, il peut :
- Participer aux activités
- Avoir accès à l’espace membre du site internet
- Recevoir les informations du club
- Assister à l’assemblée générale, avec droit de vote
- Consulter les comptes de l’association, sur rendez-vous à prendre avec le Trésorier
Il est précisé que le Club n'est ni un site marchand ni un prestataire de services, le club ne vit que grâce à la participation active de ses membres.
Dès son admission, le nouvel adhérent reçoit sa carte de membre.
La personne qui devient membre, ou qui renouvelle son adhésion, s’engage à respecter :
- Les statuts du Club, son Règlement Intérieur et ses instances ;
- Les règlements particuliers des activités et sorties proposées par le Club, et aussi les bénévoles qui œuvrent pour organiser ces activités ;
Elle accepte par avance que toute contribution qu’elle aura fournie, qu’il s’agisse de textes, de dessins, de photos, de vidéos ou de toute autre type d'apport (sortie, roadbooks, etc…) reste acquise au Club Caterham France après son départ de l’association, qui pourra les publier et/ou les utiliser à son gré dans ses médias ou organisations, quelle que soit la cause de ce départ, et sans contrepartie.
Les membres qui organisent des évènements au nom du club sont tenus :
- D’informer le bureau ou les responsables désignés de leurs intentions, et de n'agir qu'avec leur accord ;
- De tenir compte des règles d'organisation du club en matière de gestion et de sécurité ;
- De transmettre pour validation le prévisionnel budgétaire de l’opération au bureau ;
- De donner au bureau, au plus tard 4 semaines après l'évènement, les bilans financiers et pièces justificatives conformément aux exigences de la gestion comptable du Club.
2. Le site web
Le site web ne comporte pas de forum. Toutefois, l’adhérent aura la possibilité de réagir aux différents sujets mis en ligne.
En aucun cas cette rubrique ne doit être une tribune ni un lieu d’invectives. Toute utilisation non conforme à ces principes, et qui serait constatée par le bureau, entraînera toute modification ou suppression de l’écrit qui s’avèrerait nécessaire, le rappel à l’ordre de leurs auteurs et, le cas échéant, des sanctions à leur encontre pouvant aller, en fonction de la gravité des faits, de la suspension de son droit d’accès à l’espace membre par le bureau, jusqu’à l’exclusion.
Les membres peuvent rédiger des articles sur l’interface du site web du club qui serons soumis à validation après lecture par le bureau.
3. L'Assemblée Générale ordinaire
3-1 Convocation :
La convocation à l'Assemblée Générale indique la date, le lieu et l’heure de l’Assemblée, ainsi que l’ordre du jour. Elle est communiquée aux membres au plus tard 2 mois avant la date prévue pour la tenue de l’Assemblée, selon le mode de convocation individuel et/ou collectif décidé par le Conseil d’Administration (courrier individuel, mail, Bulletin du Club, site du Club). L’Assemblée est dirigée et animée par le Président.
3-2 Pouvoirs de l’Assemblée :
Elle se prononce sur le rapport moral et d’activité, sur les comptes de l’exercice financier. Elle valide le budget prévisionnel de l’année suivante, les projets présentés par le bureau et les montants de la cotisation annuelle et du droit d’entrée. Elle pourvoit à l’élection des membres du
Conseil d’Administration en remplacement des administrateurs démissionnaires ou en fin de mandat.
3-3 Majorité :
Les décisions de l’Assemblée sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Les présents peuvent s’être fait confier un ou plusieurs pouvoirs qu’ils déposent au Secrétariat de séance, en même temps qu’ils signent la feuille de présence, après avoir présenté leur carte de membre valide pour l’année en cours.
Le Conseil d’Administration pourra mettre en œuvre une technique destinée à permettre une participation en ligne, y compris les votes.
Les procès-verbaux sont établis par le Secrétaire et signés par le Président de séance, ils sont publiés sur le site web de l’Association, au plus tard 4 semaines après la tenue de l’Assemblée.
4. L'Assemblée Générale extraordinaire
Elle a pour objet la modification des Statuts ou de la nature de l’Association, ou sa dissolution. Elle est convoquée et fonctionne suivant les mêmes modalités que celles régissant l’Assemblée Générale ordinaire.
5. Le Conseil d’Administration
5-1 Missions :
Le Conseil d’Administration définit les principales orientations de l’Association, arrête les budgets, assure l’animation et le bon fonctionnement, veille à l’application des décisions de l’Assemblée Générale, élit le Bureau, décide de l’action à mener dans les cas non prévus par les Statuts et le Règlement Intérieur.
5-2 Composition :
Il comporte 8 administrateurs au maximum + les présidents d’honneur, et est composé comme suit :
- Un Collège « Membres » de 8 administrateurs élus sur candidature.
L’élection des administrateurs a lieu lors de l’Assemblée Générale Ordinaire. Le Conseil d’Administration est élu pour 5 ans.
Les administrateurs sortants peuvent être candidats au renouvellement de leur mandat.
5-3 Profil de l’administrateur :
Pour être candidat au poste d’administrateur il faut :
- Être majeur ;
- Être membre actif du Club Caterham France depuis au moins deux années franches (exemple : un membre inscrit courant 2012 ne peut être candidat avant début 2014) ;
- Bien connaître les différents textes qui régissent l’Association (Statuts et Règlement Intérieur) ;
- Avoir déjà organisé une sortie au nom du club ;
- Avoir une bonne connaissance des règles d’organisation des évènements que le Club propose ;
- Ne pas avoir de relations commerciales directes avec le Club Caterham France afin de prévenir les conflits d’intérêt.
Le candidat administrateur s’engage, s’il est élu, à respecter la confidentialité des débats et la solidarité avec les décisions du Conseil d’Administration.
5-4 Dépôt des candidatures :
Motivées, elles sont déposées par lettre ou courriel auprès du Bureau, qui les valide, et les publie (sur le site web) au plus tard 30 jours avant l’Assemblée Générale ordinaire.
5-5 Consultation générale des adhérents :
Le Conseil d’Administration peut décider de questionner par internet l’ensemble des membres de l’Association sur un ou plusieurs sujets d’intérêt majeur pour le Club, en dehors des assemblées générales. Cette procédure permet de récolter l’avis d’un nombre important d’adhérents. Le résultat de la consultation est validé par l’Assemblée Générale ordinaire la plus proche (ou extraordinaire si le thème du vote concerne cette instance).
6. Le Bureau
Composé du Président, du Secrétaire, du Secrétaire Adjoint, du Trésorier et du Trésorier Adjoint, le Bureau prépare les travaux du Conseil d’Administration, convoque ce dernier et établit l’ordre du jour. Il gère l’Association au quotidien et nomme les membres en charge des différentes activités.
7. Le Président
Le Président dirige les travaux du Bureau et du Conseil d’Administration, propose les sujets à inscrire à l’ordre du jour des réunions du Conseil d’Administration, convoque, préside et anime l’Assemblée Générale. Il est titulaire de la signature sur le/les compte(s) bancaire(s) de
l’Association et il en est le représentant légal auprès de l’administration et des tiers.
8. Le Trésorier
Le Trésorier assure la gestion financière du Club dans le respect des règles de comptabilité propres aux Associations à but non lucratif. Il veille au respect des grands équilibres financiers. Il prépare la présentation annuelle des comptes et le budget prévisionnel pour l’Assemblée
Générale.
Avec le concours d’un expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre, il prend toute mesure pour se conformer aux prescriptions et recommandations de ce professionnel. Conjointement avec le Président, il a délégation de signature sur les comptes bancaires.
9. Rappel à l’ordre, suspension, exclusion
Le Conseil d’Administration statuant en formation disciplinaire, est composé d’au moins trois administrateurs. Il est compétent pour sanctionner un membre qui, par son comportement, ses écrits, ses propos, nuit au bon fonctionnement du Club ou porte atteinte à son objet, son image, sa réputation. Le Président, ou, s’il est empêché, un administrateur désigné à cette fin par le Bureau, est chargé d’instruire le dossier.
Ne peuvent siéger au Conseil d’Administration en formation disciplinaire :
- Le ou les administrateur(s) ayant constaté ou dénoncé le comportement incriminé ;
- Le Président ou l’administrateur ayant instruit le dossier ;
- Tout membre du Conseil d’Administration entretenant un lien privilégié avec le membre poursuivi.
Le membre faisant l’objet d’une poursuite disciplinaire se voit communiquer, en même temps qu’il est convoqué à comparaître devant le Conseil d’Administration, les faits qui lui sont reprochés, les éléments réunis au soutien de la demande de sanction ainsi que la sanction encourue, et ce par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée au moins 15 jours avant la date de réunion du Conseil d’Administration appelé à connaître de la procédure.
Les sanctions encourues devant le Conseil d’Administration sont :
- L’avertissement ;
- La suspension pour une durée déterminée, de tout ou partie des droits du membre ;
- Le non-renouvellement de l’adhésion ;
- L’exclusion, à caractère définitif.
Avant sa comparution devant le Conseil d’Administration, le membre poursuivi peut faire l’objet, à titre provisoire et à raison de la nature ou de la gravité des faits reprochés, d’une suspension de tout ou partie de ses droits prononcée par le Président ou, s’il est empêché, par l’administrateur chargé d’instruire la poursuite, qui lui est notifiée par tout moyen.
Au jour de l’audience disciplinaire devant le Conseil d’Administration, le membre poursuivi est entendu en ses explications, le cas échéant, accompagné du conseil de son choix.
Sous réserve du pouvoir d’appréciation du Conseil d’Administration statuant en sa formation disciplinaire, le défaut de réponse à une convocation pourra entraîner le prononcé de la sanction disciplinaire encourue.
Après débat, la décision du Conseil d’Administration est communiquée à la personne poursuivie soit immédiatement, soit dans un délai indiqué à l’issue de l’audience. Elle fait l’objet, dès son prononcé, d’une notification à l’intéressé par lettre recommandée avec demande d’avis de
réception, et a un caractère immédiatement exécutoire nonobstant toute éventuelle voie de recours devant les juridictions de droit commun.
Conformément aux textes législatifs, les questions pouvant naître de situations non prévues par le présent règlement seront de la compétence du Conseil d’Administration.
Le présent règlement intérieur a été approuvé lors de l'assemblée générale du 13 mars 2022.
Il a été établi en autant d'exemplaires que de parties intéressées, dont un pour la déclaration et un pour
l'association.
Fait à Trizay le 3 septembre 2022
DELAUTRE Philippe, Président
DENIS Xavier, Trésorier
